Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?

Zwarte multomappen

Een vraag die ik eigenlijk altijd krijg als ik mensen help bij het organiseren van hun papieren en administratie is “Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?”. En de vraag die daar haast altijd nog achteraan komt is “Waarom?”.
De regel voor ondernemers is een stuk bekender dan die voor particulieren. Ondernemers moeten hun administratie 7 jaar bewaren en documenten m.b.t. onroerende zaken 10 jaar. Dit wordt ze overal verteld en ze hoeven het alleen maar te doen.
Voor particulieren is het een stuk lastiger. De een zegt 3 jaar, de ander 5 en weer een ander gooit in januari de hele meuk van het jaar ervoor weg.

Hoe zit het dan?

Particulieren hebben geen bewaarplicht. Maar ik adviseer mijn klanten om de meeste documenten 5 jaar te bewaren. Natuurlijk zijn er ook documenten die je eigenlijk langer of zelfs voor altijd moet bewaren, maar daar kom ik later op terug.
De reden waarom je documenten zou moeten bewaren, is als bewijs bij een navordering of claim in de toekomst.
Natuurlijk hoef je niet alles 5 jaar lang te bewaren.
Je bankafschriften kun je tegenwoordig tot zelfs 10 jaar terug opvragen als je online bankiert. Het is dan ook zeker niet meer nodig om papieren bankafschriften te bewaren.

Natuurlijk mag je alles bewaren wat je wilt, maar het hoeft dus niet. Zorg in ieder geval dat je belangrijke documenten scheidt van documenten die je bewaart als herinnering.
Ik bewaar bijvoorbeeld mijn eerste salarisstrook in een mapje waarin ik andere bijzondere papieren heb verzameld. Een wiskundetoets waar ik een heel goed cijfer (8.6!!) voor heb gehaald (dat was echt een uitzondering want ik haalde zelden een voldoende), liefdesbrieven van vroeger en mooie kaarten die ik heb gekregen. Heb jij ook een map of doos met zulke herinneringen?
Vaak als ik met mensen aan de slag ga dan schieten ze meteen in de verdediging. Ik ga niet alles weggooien hoor! Sorry, maar ik wil dit echt bewaren.
Wees gerust! Je hoeft niks weg te gooien als je dat niet wilt en je hoeft je zeker niet te verontschuldigen. Het enige wat ik graag zou willen, is dat je wat bewuster wordt over wat je wel en niet bewaard.

Navorderingsaanslag Belastingdienst

Oké.. even terug naar het bewaren van je administratie.
Het hoeft dus niet, maar het kan wel handig zijn in geval van navorderingen en claims.
Bewaar papieren van de Belastingdienst altijd 5 jaar. De reden hiervoor is dat de Belastingdienst een termijn hanteert van 5 jaar voor het sturen van een navorderingsaanslag. Zo’n aanslag kun je krijgen als je meer belasting moet betalen of als je meer belasting terugkrijgt dan de Belastingdienst eerst had berekend.
Deze regel geldt o.a. voor:

  • Inkomstenbelasting
  • Vennootschapsbelasting
  • Erfbelasting
  • Schenkbelasting

Op de website van de Belastingdienst kun je alle redenen lezen waarom je een navorderingsaanslag kunt krijgen. Maar de meest voorkomende zijn:

  • Als je geen aangifte hebt gedaan, maar dat wel had moeten doen.
    • Als je je aangifte vergeet, maakt de Belastingdienst een schatting van je inkomsten of het belastbaar bedrag en als deze te laag is, wordt het later verrekend.
  • Als je inkomsten of vermogensbestandsdelen bewust niet hebt opgegeven en daarom te weinig belasting hebt betaald.
  • Als de bedragen in de aangifte niet kloppen.
  • Als de Belastingdienst een verkeerd bedrag aan voorheffingen heeft gerekend met de belasting die je moet betalen.
  • Als de Belastingdienst een fout gemaakt heeft waardoor je te weinig belasting hebt betaald.

Er zijn dus meerdere situaties waarbij je kans hebt op een navorderingsaanslag. Daarom is het van belang dat je administratie op orde is en dat je ieder jaar op tijd de belastingaangifte doet. Is dit een klusje waar je altijd tegenop kijkt? Besteed het dan uit! Belastingadviseurs of boekhouders helpen je graag bij het doen van je aangifte. Als je administratie maar overzichtelijk is.

Bewaartermijnen

Ben jij benieuwd welke bewaartermijnen ik nog meer probeer aan te houden? Download ze nu hier.